Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Treuhandstelle für Wohnungsunternehmen in Bayern GmbH
Stollbergstraße 7, 80539 München, Deutschland
E-Mail: treuhandstelle@vdwbayern.de
2. Datenschutzbeauftragter
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
E-Mail: datenschutzberatung@vdwbayern.de
3. Grundsätze der Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn eine Rechtsgrundlage besteht – insbesondere nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO sowie, soweit einschlägig, nach dem TDDDG (z. B. bei Cookies/ähnlichen Technologien).
Erfordernis
Die Verarbeitung personenbezogener Daten der Nutzer unserer Website erfolgt nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, zur Gewährleistung der Sicherheit und Stabilität unserer IT-Systeme sowie zur Bereitstellung der von uns angebotenen Inhalte und Leistungen erforderlich ist.
Personenbezogene Daten werden darüber hinaus nur verarbeitet, wenn und soweit eine gesetzliche Rechtsgrundlage besteht oder die betroffene Person eingewilligt hat.
Folgen der Nichtbereitstellung
Soweit die Bereitstellung personenbezogener Daten für bestimmte Funktionen unserer Website erforderlich ist, kann eine Nichtbereitstellung dazu führen, dass diese Funktionen nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden können. Dies kann insbesondere die Anzeige der Website, die Nutzung einzelner Funktionen oder die Bearbeitung von Anfragen betreffen.
Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling
Als verantwortungsbewusstes Unternehmen verzichten wir bei der Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten auf eine automatische Entscheidungsfindung oder ein Profiling.
Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Empfänger der Daten sind die zuständigen Mitarbeiter des Verantwortlichen sowie eingesetzte Auftragsverarbeiter (z. B. Hosting-Dienstleister).
4. Besuch unserer Website
4.1 Server-Logfiles
Beim Aufruf unserer Website werden durch den Webserver technisch bedingt insbesondere folgende Daten verarbeitet:
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- aufgerufene Seite/Datei
- Referrer-URL
- Browsertyp/-version, Betriebssystem
- IP-Adresse
- übertragene Datenmenge / Statuscodes
Zwecke: Auslieferung der Website, Sicherstellung des Betriebs, IT-Sicherheit (z. B. Abwehr von Angriffen), Fehleranalyse.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem und stabilem Betrieb).
Regelfristen für die Löschung: Die Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist und anschließend gelöscht bzw. anonymisiert, sofern keine sicherheitsrelevante Auswertung im Einzelfall eine längere Speicherung erforderlich macht.
4.2 Keine Webanalyse / kein Tracking
Wir setzen keine Webanalyse- oder Tracking-Tools (z. B. Google Analytics, Meta Pixel o. ä.) ein.
4.3 Keine extern eingebetteten Inhalte
Wir binden nach aktuellem Stand keine externen Medien oder Widgets ein, die ohne Ihre Interaktion Inhalte von Drittanbietern nachladen (z. B. YouTube/Vimeo/Maps).
5. Cookies und Consent-Management (Borlabs)
Zweck: Zur Speicherung Ihrer Cookie-Einwilligungen setzen wir das Cookie „borlabs-cookie“ ein. Dieses Cookie speichert die von Ihnen gewählten Einstellungen zu Cookies und Diensten, damit diese bei zukünftigen Seitenaufrufen unserer Website berücksichtigt
Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an rechtssicherer Verwaltung Ihrer Einstellungen).
Regelfristen für die Löschung: Die Speicherung erfolgt für die Dauer von 60 Tagen oder bis Sie das Cookie in Ihrem Browser löschen
6. Newsletter (Rapidmail)
Wenn Sie sich zum Newsletter anmelden, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Daten (mindestens Ihre E-Mail-Adresse; ggf. weitere freiwillige Angaben). Der Versand erfolgt über rapidmail als Auftragsverarbeiter.
Zweck: Versand von Informationen per E-Mail.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Widerruf: jederzeit mit Wirkung für die Zukunft möglich, z. B. über den Abmeldelink im Newsletter.
Regelfristen für die Löschung: bis zum Widerruf; Protokolldaten zur Einwilligung können zur Nachweisführung länger gespeichert werden (z. B. im Rahmen gesetzlicher Verjährungsfristen).
7. KI-Chatbot (CustomGPT / OpenAI)
Auf der Website wird eine Chatbot eingebunden, der Websitebesucher durch das Leistungsspektrum des Verantwortlichen führt, Ansprechpartner benennt und auf Wunsch Kontaktdaten der Websitebesucher aufnimmt, damit diese vom Verantwortlichen kontaktiert werden können. Die Kontaktaufnahme erfolgt einmalig für die Vertragsanbahnung, nicht jedoch für darüber hinausgehende Werbezwecke.
Die Information der Betroffenen erfolgt durch Verlinkung der Datenschutzerklärung der Website, auf der sich alle erforderlichen Informationen zur Verarbeitung im Zusammenhang mit dem Chatbot finden. Der Verweis auf die Datenschutzerklärung erfolgt zu Beginn jedes Chats.
Der Chatbot basiert auf einem KI-Sprachmodell eines Drittanbieters (OpenAI) und wird über die Plattform CustomGPT.ai betrieben. Der VdW Bayern e. V. stellt der Treuhandstelle für Wohnungsunternehmen in Bayern GmbH die Anwendung als Auftragsverarbeiter zur Verfügung und setzt CustomGPT.ai als Unterauftragsverarbeiter ein.
Der Chatbot ist so konfiguriert, dass im Sinne der Datensparsamkeit stets ausschließlich Name und geschäftliche E-Mailadresse abgefragt werden. Chats werden nach 90 Tagen automatisiert gelöscht.
Anbahnung eines Mandats (z.B. Angebot)
Information über Angebote und Ansprechpartner
Kontaktaufnahme mit Geschäftskunden
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Rechtmäßigkeit der Verarbeitung (Vertrag und Vertragsanbahnung)
§ 26 BDSG (neu) – Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses
90 Tage
8. Ihre Rechte
Sie haben – je nach Voraussetzungen – folgende Rechte:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
- Widerruf von Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an treuhandstelle@vdwbayern.de oder datenschutzberatung@vdwbayern.de.
9. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist insbesondere das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht.
10. Stand
Stand: 18.03.2026