• Wohnungswirtschaft ist unser Ding

    Wohnungswirtschaft ist unser Ding

  • wir beraten praxisorientiert

    wir beraten praxisorientiert

  • der Mensch steht für uns im Vordergrund

    der Mensch steht für uns im Vordergrund

  • 1
  • 2
  • 3

Die Abwicklung von Kleininstandhaltungsaufträgen in der Wohnungswirtschaft ist ein zeitaufwendiges und zudem kostenintensives Geschäft. Allgemein gilt, dass statistisch pro Wohnung und Jahr ein bis zwei solcher Kleininstandhaltungsfälle mit Aufwendungen in der Größenordnung von durchschnittlich ca. 250,- Euro abzuwickeln sind. Multipliziert man diese Zahlen mit der Anzahl der von einer Wohnungsbaugesellschaft zu verwaltenden Wohnungen, ergeben sich sehr schnell nicht nur sehr hohe Kosten, sondern auch noch zusätzliche nicht unerhebliche Verwaltungskosten für die Abwicklung dieser Kleininstandhaltungen [genannt werden Beträge von ca. 15,- bis 40,- Euro pro Schadensfall] durch Beauftragung, Abwicklung, Rechnungsprüfung und Kontrolle.

Die laufende Instandhaltung wird wesentlich durch folgende Faktoren beeinflußt:

  • 75% der einzelnen Reparaturfälle machen nur 20% des Gesamtkostenvolumens aus
  • ca. 85% aller Kleinreparaturen fallen in folgenden Gewerken an:
    > Sanitär > Heizung > Elektro
    > Schreiner > Glaser > Schlosser
    > Maurer > Fliesenleger > Maler
    > Fussbodenleger
  • Handwerksbetriebe arbeiten nach unterschiedlichen Reparatur- und Abrechnungsstandards und erzielen für annähernd gleiche Leistungen sehr unterschiedliche Preise
  • Hinzu kommen schleichende Stundenlohn- und Materialpreiserhöhungen

Auch bei der Abwicklung von Mieterwechseln schlagen sich die genannten Faktoren nieder. Da zum einen die ausziehenden Mieter ihren Verpflichtungen zu Schönheitsreparaturen immer häufiger nicht nachkommen oder weil die Wohnungen aufgrund ihres Zustandes ohne zusätzliche Maßnahmen nicht wieder vermietet werden können. Ist die Wohnung bereits in einem so schlechten Zustand, dass auch größere Instandhaltungsmaßnahmen nicht mehr helfen, bleibt oftmals die Einzelmodernisierung die einzige Möglichkeit, die Wohnung wieder vermietbar zu machen. Häufig müssen Gesamtkosten von 20.000,- Euro und mehr für die unterschiedlichen Gewerke investiert werden.

Viele Wohnungsbaugesellschaften haben daher längst erkannt, dass hier nicht unerhebliche Einsparpotentiale schlummern. Welche Möglichkeiten bestehen nun aber, um diese Einsparpotentiale auch tatsächlich zu realisieren? Im Vergleich zu den bisher häufig angewendeten, aber nicht sonderlich effektiven Verfahren, wie der Abrechnung nach Aufwand und der Abrechnung nach umfangreichen Einheitspreispositionen, ist es unser Verfahren, das hier Erfolg verspricht.

Analysen bei vielen Wohnungsbaugesellschaften haben ergeben, dass inhaltlich gleiche Leistungen keineswegs auch zu gleichen Abrechnungspreisen führen. Durch die unterschiedlichen Abrechnungsverhalten der Handwerksbetriebe wird der Preis der Leistung maßgeblich bestimmt.

Das Ziel

Die Reduzierung von Kosten und Verwaltungsaufwand durch die Optimierung des Abrechnungsverfahrens:

  • Einfache Auftrags- und Rechnungsabwicklung
  • Kosteneinsparung
  • Kostentransparenz
  • kurze Bearbeitungszeiten

Die Lösung

Unser Verfahren hat den Charakter einer Pauschalpreisvereinbarung. Es basiert auf dem Prinzip der Abrechnung mittels sogenannter Pauschalverträge und findet vor allem im Bereich der laufenden Instandhaltung, bei Mieterwechseln und bei Einzelmodernisierungen seine Anwendung.

Das Verfahren wurde bereits Anfang der 90-iger Jahre entwickelt und wird in diversen Wohnungsbaugesellschaften in unterschiedlichsten Größenordnungen bundesweit erfolgreich eingesetzt.

Wir fassen immer wiederkehrende, typisierbare Instandhaltungs- und Modernisierungsfälle zu Leistungspositionen zusammen. Auf Grund von Rechnungsanalysen bereits abgewickelter Reparaturfälle wird für unterschiedlichste Leistungsgruppen ein Festpreis ermittelt und den Handwerksbetrieben vorgegeben. Daneben werden für den Austausch weniger, jedoch hochwertiger Komponenten, Einheitspreise vereinbart. Dabei konzentriert sich das Verfahren auf die Gewerke, in denen die Mehrzahl aller Reparaturen anfallen und somit auch der höchste Aufwand für die Wohnungsbaugesellschaften entsteht.

Wohnungsunternehmen haben Einspareffekte im Instandhaltungsbereich in Höhe von bis 15% realisieren können. Bei dem Einheitspreisverfahren der VdW Bayern Treuhand kann im Gegensatz zu anderen Pauschalpreismodellen [z.B. Bremer Modell] der tatsächliche Reparaturanfall, d.h. Quantität und Qualität, nachvollzogen werden. Außerdem kann die Preisentwicklung am Markt nachvollzogen werden, denn die beauftragten Handwerksbetriebe werden dann an die Wohnungsbaugesellschaft herantreten, wenn der Aufwand in einer Periode [Lohn und Material] nicht mehr mit den Erträgen aus den vereinbarten Pauschalpreisen übereinstimmt.

Das Verfahren

Gemeinsam mit dem Wohnungsunternehmen wird von der VdW Bayern Treuhand zunächst das vorhandene Datenmaterial mit dem Ziel analysiert, die verschiedenen Leistungen eines Reparaturbereiches wie z.B. „Reparaturen an WC-Kasten-/Druck-Spülungen einschließlich Zu- und Abläufen“ in einer sogenannten Festpreis-Beschreibung zusammenzufassen. In der Regel können fast alle Reparaturen [ohne hochwertigen Teileaustausch] z.B. im Sanitärgewerk mit ca. vier Festpreis-Beschreibungen definiert werden. Aus den Rechnungsanalysen für diese Festpreis-Beschreibungen wird auch der Festpreis ermittelt, welcher den Handwerksbetrieben gemeinsam mit den zugehörigen Beschreibungen erläutert und vorgegeben wird.

Wichtig ist auch, dass ein Maximalwert vorgegeben wird, bis zu dem die Reparatur zum Festpreis abzuwickeln ist. Für den Handwerker bedeutet dies, dass er in der Mehrzahl der Fälle einen Reparaturaufwand haben wird, der unter dem Festpreis liegt und nur in wenigen Fällen keine Kostendeckung erzielt werden kann, weil der Reparaturaufwand höher ist als der vereinbarte Festpreis.

Die Leistungsbeschreibungen mit den Positionen können als Kurztext samt Festpreis in dem Mängelkatalog des verwendeten wohnungswirtschaftlichen ERP-Systems hinterlegt werden. Somit ist bei der Beauftragung eine einfache Handhabung gewährleistet und es wird zusätzlich möglich:

  • die Struktur der Aufträge zu verfolgen [z.B. wie viele Badewannen wurden erneuert]
  • die Ist-Zahlen und das Mengengerüst abzufragen
  • eine Veränderung der Reparaturhäufigkeiten zu erkennen
  • eine Preisfortschreibung vorzunehmen

Grundsätzlich ist der Einsatz des Verfahrens unabhängig von dem jeweils verwendeten wohnungswirtschaftlichen ERP-System. Es ergeben sich neben den genannten Vorteilen, bei Nutzung der wohnungswirtschaftlichen Anwendungssoftware, weitere Synergieeffekte dadurch, dass die Verwaltungsabläufe erheblich reduziert werden können. Der übliche Ablauf: Mangel erfassen, Auftrag versenden, Rechnungseingang, -erfassung und -prüfung erfolgt dann elektronisch bis hin zur Bestandsfortschreibung für die allgemeine und technische Wohnungsbeschreibung. Bei Kleinstrechnungen kann sogar die manuelle Rechnungsprüfung entfallen.

Insofern stellt das hier vorgestellte Einheitspreisverfahren der VdW Bayern Treuhand eine Lösung dar, bei der sowohl der Organisations- als auch der Abrechnungsaufwand erheblich minimiert werden können. Gleichzeitig behält das Wohnungsunternehmen die volle Kontrolle über sämtliche Preis- und Mengen-Komponenten. In Verbindung mit einer modernen wohnungswirtschaftlichen Anwendungssoftware können weitere Optimierungs-Effekte erzielt werden.

 

 

Name*
E-Mail*
Unternehmen
Welche Themen interessieren Sie?
Nachricht
Bitte geben Sie die Buchstaben ein