Die richtigen Mitarbeiter finden und binden

2013 waren bei den Wohnungsunternehmen in Deutschland rund 58.630 Mitarbeiter beschäftigt, davon 25.000 bei den Wohnungsgenossenschaften, 23.300 bei den kommunalen Wohnungsunternehmen, 81.000 bei privatwirtschaftlichen Immobilienunternehmen und 2.230 bei kirchlichen Wohnungsunternehmen.

Die Suche und Auswahl von qualifizierten Mitarbeitern wird immer anspruchsvoller.

Bisher waren es die wohnungswirtschaftlichen Unternehmen nicht gewohnt, aktiv Personalmarketing zu betreiben. Die Branche „Wohnungswirtschaft“ ist zudem vielen jungen Menschen noch nicht präsent. Auch die wachsende Vielfalt an Ausbildungsberufen und Studienmöglichkeiten erschwert es Unternehmen auf traditionellem Weg gute Auszubildende zu finden und diese an das Unternehmen zu binden. Ein weiterer entscheidender Faktor ist die demografische Entwicklung. Die sogenannte „Wirtschaftswundergeneration“ und die geburtenstärkste Generation, die „Baby-Boomer“ gehen in den nächsten Jahren sukzessive in den Ruhestand und hinterlassen Lücken, die die folgenden geburtenschwachen Jahrgänge nicht kurzfristig füllen können. Während die „Wirtschaftswundergeneration“ und die „Baby-Boomer“ mehr Zeit für ihre individuelle Entwicklung hatten, strebt die „Generation Y“ (ab 1980 Geborene) sehr schnell nach Führungspositionen.

Immer häufiger greifen die Unternehmen der Wohnungswirtschaft bei der Einstellung von Mitarbeitern und Führungskräften auf externe Personalberatungen zurück, da Suche und Auswahl sehr zeitintensiv geworden sind. Ein nicht zu unterschätzender Nutzen für die Beauftragung einer Personalberatung ist die Diskretion, vor allem für die Bewerber. „Man kennt sich“ in der Branche und genau dies hält viele qualifizierte Mitarbeiter ab, sich auf eine ausgeschriebene Stelle in einem anderen Unternehmen zu bewerben. Die Bedenken, dass der momentane Arbeitgeber davon erfährt, sind häufig groß. Hier bietet der Personalberater Schutz bereits im Vorfeld einer Bewerbung. Die Personalberatung lebt von höchster Diskretion und legt gemeinsam mit dem Auftraggeber fest, wie diese auch gewährleistet werden kann.

Vorgehen bei der Personalsuche und -auswahl:
„Der richtige Mitarbeiter am richtigen Platz zur richtigen Zeit“

Um eine Stelle optimal besetzen zu können, wird zuerst das Anforderungsprofil erarbeitet: Welche Aufgaben sind mit dieser Stelle verbunden, was muss der Bewerber/ die Bewerberin an fachlichen und persönlichen Qualifikationen mitbringen? Auf dieser Basis wird die Stellenanzeige gemeinsam entwickelt. Da Mobilität immer selbstverständlicher wird, ist es oft sinnvoll, Stellen auch überregional auszuschreiben. Mittlerweile gibt es die vielfältigsten Internet-Stellenportale, in denen weitaus häufiger und selektiver gesucht wird als in Printmedien. Die eingehenden Bewerbungen werden gesichtet und anhand einer mit dem Kunden erstellten Bewertungsmatrix klassifiziert.

Der Erstkontakt mit geeigneten Bewerbern erfolgt über ein strukturiertes Telefoninterview. Auch dies spart für Unternehmen und Bewerber wertvolle Zeit. Über diese Interviews können sich professionelle Personalberater ein erstes aussagefähiges Bild der Bewerber machen und somit eine engere Auswahl vorschlagen. Meist finden die Erstgespräche nur mit dem Personalberater statt, der dem Kunden danach die potenziellen Mitarbeiter präsentiert, erfahrungsgemäß maximal vier Kandidaten.

Der Personalberater bereitet auf Wunsch diese Vorstellungsgespräche vor und nimmt als Moderator und Beobachter teil. Bei Bedarf unterstützt die externe Personalberatung auch bei der Erstellung des Vergütungsrahmens, der Vertragsgestaltung und bei der Konzeption der Einarbeitungsphase. Besonderes Gespür erfordert auch die Fragestellung der konkreten Einbindung der Gremien sowie die organisatorische Einbindung.

Der Personalberater steht sowohl dem Auftraggeber als auch den Interessenten als zuverlässiger und diskreter Ansprechpartner zur Verfügung.

Personalberatung als Dienstleistung der wohnungswirtschaftlichen Verbände

Die Nachfrage nach Unterstützung bei der Mitarbeitersuche und -auswahl wird verstärkt an die Verbände herangetragen. Der Nutzen für die Mitglieder liegt auf der Hand:

  • Personalberater aus der Branche kennen die Unternehmen und können daher schon bei der Prüfung der Bewerbungsunterlagen einschätzen, ob der Bewerber aufgrund seines Werdegangs zu dem suchenden Unternehmen passt.
  • Während branchenfremde Personalberatungen auch aktives „Headhunting“ betreiben und Mitarbeiter sogar am Arbeitsplatz anrufen, ist der Verband stets Dienstleister für seine Mitglieder und bearbeitet nur die eingegangenen Bewerbungen.
  • Der Markt der Personalberatungen ist hart umkämpft. Sie leben von der Vermittlung möglichst vieler Kandidaten, auch zu Lasten der Nachhaltigkeit. Das Interesse der verbandseigenen Personalberatung ist es, für die Mitgliedsunternehmen die richtigen Mitarbeiter auszuwählen, Branchenfremde für die Unternehmen der Wohnungswirtschaft zu gewinnen und auch Mitarbeiter zurück zu gewinnen, die temporär die Branche gewechselt haben. Die Honorare der Personalberatungen orientieren sich meist am Jahresgehalt der zu besetzenden Stelle, hier sind 30 bis 60% üblich. Die Dienstleistung des Verbands ist von Anfang an transparent und aufwandsorientiert und erfolgt zu den üblichen Tages- bzw. Stundensätzen.


Die Nachfolgeplanung – eine besondere Aufgabe für Unternehmen und Personalberatung

Als Resultat der demografischen Entwicklung werden in den nächsten Jahren sehr viele Führungskräfte in den Ruhestand gehen. Die Herausforderungen an Unternehmens- und Mitarbeiterführung sind gestiegen und häufig muss eine Nachwuchsführungskraft noch entwickelt werden um diesen Anforderungen zu entsprechen. Eine sinnvolle, langfristige Nachfolgeplanung sollte spätestens ein Jahr vor Ausscheiden des Stelleninhabers beginnen.

Bei der Nachbesetzung von Geschäftsführer- und Vorstandspositionen muss gemeinsam mit dem Aufsichtsrat ein konkretes Anforderungsprofil erstellt werden. Die Ausschreibung einer Stelle ist auf jeden Fall anzuraten, auch wenn es eine interne Nachfolgemöglichkeit gibt. Da die Kündigungsfristen in Führungspositionen bis zu einem halben Jahr betragen, ist eine rechtzeitige Anzeigenschaltung unumgänglich. Soll eine interne Nachfolge stattfinden, muss gleichzeitig die Besetzung der dann freiwerdenden Stelle geregelt werden, die gegebe nenfalls auch ausgeschrieben werden muss. Somit ist für jede Nachfolgesuche ein individueller Zeit- und Ablaufplan notwendig.

Bei der Suche für Führungspositionen werden anspruchsvolle Maßstäbe in der Vorauswahl angesetzt, auf Wunsch unterstützt von berufsbezogenen Inventarien zur Ermittlung der Passung von Bewerbern auf die Anforderungen der Stelle. Hier kann der professionelle Personalberater die richtigen Verfahren empfehlen, anwenden und auswerten. Die Persönlichkeit des Bewerbers, Arbeitsweise, Entscheidungsfähigkeit, typische Sozialkompetenzen und Stressstabilität stehen hier im Fokus.
Auch sind in den Auswahlgesprächen besondere Aufgaben wie Fallbeispiele, Berechnungen oder andere wohnungswirtschaftliche Fragestellungen sinnvoll, die in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden erstellt werden.

Ist ein Nachfolger gefunden, muss die Einarbeitungsphase, bzw. Übergangszeit geplant werden. Wie findet der Wissenstransfer statt? Wie kann der Nachfolger auf dem Erfahrungswissen des Vorgängers aufbauen und davon profitieren? Das bringt dem aktuellen Stelleninhaber auch die Sicherheit, einen geordneten Aufgabenbereich zu übergeben. Unter Umständen hat der Nachfolger in dem einen oder anderen Thema noch Weiterbildungsbedarfe, die während dieser Phase ermittelt und geschult werden sollten. Auch hier ist der erfahrene Personalberater der richtige Ansprechpartner um gezielte Weiterbildung zu planen.

Immer häufiger findet eine Begleitung des neuen Stelleninhabers während der ersten Monate in Form von Coachings statt. Hier können Fragen und Gedanken zum Thema „Führung“ gemeinsam mit dem Coach reflektiert werden. Der Austausch mit einem Externen hilft, Unsicherheiten anzusprechen, gemeinsam nach Lösungswegen zu suchen und sich den wertvollen „Blick von außen“ zu holen.

Die verbandsinterne Personalberatung greift hier auf erfahrene Experten zurück, die stets im Sinne der Verantwortung für die Mitgliedsunternehmen handeln und unterstützend zur Seite stehen.

Somit deckt die professionelle Personalberatung ein breites Feld bis hin zur Personalentwicklung ab um für jedes Unternehmen den richtigen Mitarbeiter zu finden und zu binden.

 

Stephanie Baumann
Betriebswirtschaftliche Beratung
Personalentwicklung, Personalberatung 

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