von Markus Böhm

Welcher Geschäftsführer eines Wohnungsunternehmens oder Vorstand einer Genossenschaft stellt sich nicht ab und an die Frage, ob die Geschäftsprozesse im eigenen Unternehmen effektiv und effizient bearbeitet werden? Wenn darüber hinaus sogar Zweifel bestehen, ob aus der praktizierten Vorgehensweise ggf. Risiken für das Unternehmen bzw. persönliche Haftungsrisiken entstehen könnten, ist in der Regel der Zeitpunkt gekommen, die jeweiligen operativen Prozesse zu analysieren und eventuell vorhandene Risiken zu reduzieren.

Hinzu kommen gesetzliche Regelungen wie z.B. § 43 GmbHG oder § 34 GenG nach denen Geschäftsführer oder Vorstand die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters anzuwenden haben und gegenüber der Gesellschaft oder Genossenschaft haften, wenn sie dies nicht tun. Zudem ist nach KonTraG ein Risikofrüherkennungssystem einzurichten und zu überwachen. Wie das Risikofrüherkennungssystem auszugestalten ist, gibt der Gesetzgeber jedoch nicht vor. Der Aufsichtsrat wiederum ist verpflichtet, die Tätigkeiten der Geschäftsführung oder des Vorstands zu überwachen (§ 52 Abs. 1 GmbHG, § 38 Abs. 1 GenG, § 111 AktG).

Die interne Revision für die Geschäftsführung bzw. die Überwachungsprüfung für den Aufsichtsrat sind die anerkannten Instrumentarien, um den genannten Verpflichtungen der Organe nachzukommen. Neben einem internen Kontrollsystem (IKS) und dem Controlling sind Revisionen wesentlicher Baustein eines Risikofrüherkennungssystems. Interne Revisionen können grundsätzlich (wie der Name schon sagt) durch das Unternehmen selbst organisiert und durchgeführt werden. Gleiches gilt für den Aufsichtsrat, der Überwachungsprüfungen ebenfalls eigenständig durchführen kann.

In der Praxis zeigen sich hierbei jedoch häufig folgende Schwierigkeiten:

  • nur wenige Wohnungsunternehmen haben die Größe, um eigene Revisionsstellen bzw. Revisionsabteilungen zu installieren;
  • das erforderliche Fachwissen ist genau in den Fachbereichen angesiedelt, die geprüft bzw. überwacht werden sollen;
  • Geschäftsführung, Vorstand und Aufsichtsrat sind in der Regel nicht ausreichend in die operativen Abläufe eingebunden und haben oftmals nicht die erforderlichen Fachkenntnisse, um diese abschließend beurteilen zu können;
  • Es stehen intern keine zeitlichen Ressourcen für Revisions- bzw. Überwachungsaufgaben zur Verfügung;
  • Schwachstellen und Risiken werden nicht oder nicht früh genug erkannt, weil sich eine gewisse „Betriebsblindheit“ eingestellt hat.

Diesen Schwierigkeiten kann man begegnen, indem man die Durchführung von internen Revisionen oder Überwachungsprüfungen an sachverständige Dritte auslagert. Geschäftsführung, Vorstand und Aufsichtsrat kommen so ihren gesetzlichen Verpflichtungen nach und erhalten darüber hinaus wertvolle Informationen und Impulse von neutralen Spezialisten. Diese Möglichkeit sieht der Gesetzgeber ausdrücklich vor.

Ziel und Zweck einer Revision oder Überwachungsprüfung ist es, unabhängige und objektive Prüfungs- und Beratungsdienstleistungen zu erhalten, welche darauf ausgerichtet sind, Mehrwerte zu schaffen und die Geschäftsprozesse zu verbessern. Sie sollen so ausgeführt werden, dass sie die Organisation bei der Erreichung ihrer Ziele unterstützen, indem sie mit einem systematischen und zielgerichteten Ansatz die Effektivi- tät des Risikomanagements, der Kontrollen und der Führungsund Überwachungsprozesse bewertet und diese verbessern hilft.1 Dies trifft für Überwachungsprüfungen in gleichem Maße zu.

Der rudimentäre Ansatz einer Prüfung wird durch den Einsatz externer Sachverständiger um die Tätigkeit und den Nutzen der Beratung erweitert. Die Ermittlung von Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit ist damit nicht alleiniger Zweck der Revision. Vielmehr können Anregungen und Empfehlungen eines Außenstehenden erheblich zur Verbesserung der Betriebsabläufe beitragen und damit eine Wertsteigerung für das Unternehmen bedeuten. Durch die intensive Auseinandersetzung mit bestimmten Fachthemen in unterschiedlichen Unternehmen der gleichen Branche, können externe Revisoren ihre Erfahrungen und „Best Practice“-Ansätze im Rahmen der Revision oder Überwachungsprüfung von außen in das Unternehmen einbringen.

Mit diesem Ansatz kann internen Revisionen oder Überwachungsprüfungen in der unternehmenseigenen Kommunikation auch der „Beigeschmack“ der unliebsamen Prüfung (Prüfung der Vergangenheit und Mitteilung der aufgedeckten Fehler) genommen werden, wenn das primäre Ziel nicht allein die Aufdeckung von Schwachstellen sondern vielmehr die gemeinsame Entwicklung von Lösungsansätzen ist.

Der externe Revisor ist in diesem Verständnis nicht nur Prüfer, sondern vielmehr Berater und „Sparringspartner“ des Unternehmens und seiner Organe und Mitarbeiter, der die empfohlenen Lösungsansätze fachkundig begleitet. Grundlage hierfür ist der schriftlich dokumentierte Bericht. Die endgültige Entscheidung über die tatsächliche Umsetzung der Empfehlungen obliegt in jedem Fall dem beauftragenden Organ des Unternehmens. Hinzu kommt die Möglichkeit, den Revisor auch für den Follow-Up-Prozess, also die Umsetzung der Empfehlungen unterstützend und beratend einzusetzen.

Die professionelle Durchführung von internen Revisionen und Überwachungsprüfungen folgt in der Regel einer strukturierten Vorgehensweise. Diese Vorgehensweise sowie der Nutzen für das Unternehmen soll Anhand von einem Beispiel aus der Praxis konkretisiert werden.

Der Vorstand einer Genossenschaft beauftragte einen externen Revisor mit der Untersuchung und Beurteilung der materiellen und formellen Richtigkeit des Geschäftsprozesses zur Betriebs- und Heizkostenabrechnung. Die entscheidenden Fragestellungen bezüglich der materiellen Prüfung waren, ob die relevanten Kosten überhaupt laut vertraglicher Grundlage bzw. Rechtsprechung umlegbar waren, ob der Kostenausweis korrekt erfolgte und ob bei den jeweiligen Kostenarten ein Vorwegabzug erforderlich gewesen wäre. Im Rahmen der Revisionsvorbereitung forderte der Revisor zum einen die Unterlagen der Betriebs- und Heizkostenabrechnung 2015 sowie die zugehörigen Rechnungen und Buchungsbelege an. Darüber hinaus forderte er die Saldenliste der betriebskostenrelevanten Konten an und ließ sich eine Kopie des als Stichprobe ausgewählten Mietvertrags aushändigen. Im Rahmen der Durchführung wurden die vertraglichen Grundlagen und deren Einhaltung geprüft sowie die Betriebs- und Heizkostenabrechnung 2015 anhand ausgewählter Stichproben mit den tatsächlich gebuchten Kosten abgeglichen. Die formelle Prüfung zielte darauf ab, ob die Formalien der Betriebs- und Heizkostenabrechnung mit der aktuellen Rechtsprechung übereinstimmten.

Die Ergebnisse der Internen Revision wurden in einer Schlussbesprechung mit dem Vorstand und der verantwortlichen Mitarbeiterin erläutert und in einem Bericht dokumentiert. Dort wo Schwachstellen erkannt wurden, wurden diese konkret benannt und Empfehlungen ausgesprochen, wie diese vermieden werden können.

Folgenden konkreten Nutzen konnte der Vorstand der Genossenschaft aus den Ergebnissen der Revision ziehen:

  • Bestätigung der formellen Richtigkeit der Betriebs- und Heizkostenabrechnung und der dazu verwendeten Formularvorlagen des EDV-Systems -> Empfehlung: Zuständigkeit für Aktualisierung der Formularvorlagen verbindlich regeln.
  • Kenntnis über fehlerhafte Buchungen im Bereich der Betriebskosten -> Empfehlung: Schulung der betroffenen Mitarbeiterin. Vertretungsregelungen festlegen.
  • Kenntnis über fehlerhafte Formulierungen in den Mietverträgen -> Empfehlung: Aktualisierung der Mietvertragsvorlagen für zukünftige Mietverhältnisse.
  • Kenntnis über ineffiziente Arbeitsabläufe bei der Rechnungsbearbeitung -> Empfehlung: effizienterer Einsatz des EDV-Systems und Erstellung einer eindeutigen Verfahrensanweisung für die Bearbeitung von betriebskostenrelevanten Rechnungen und Ergänzung der Unterschriftenrichtlinie um verbindliche Betragsgrenzen bei der Rechnungsprüfung

Das Beispiel zeigt, dass der Nutzen von internen Revisionen und Überwachungsprüfungen nur dann gegeben ist, wenn neben den Erkenntnissen über Schwachstellen auch konkrete, praxisorientierte und für das Unternehmen umsetzbare Lösungsansätze aufgezeigt werden können. Diese Genossenschaft konnte und wollte allen Empfehlungen folgen und arbeitet derzeit an deren Umsetzung. Sie wird dabei im Rahmen eines Folgeauftrags (Follow-UP) von dem Revisor beratend begleitet.

Die Praxis zeigt, dass im Rahmen von internen Revisionen und Überwachungsprüfungen sowohl einfache und oftmals wiederkehrende Sachverhalte wie z.B. die Kassen- und Belegprüfung behandelt werden können als auch sehr komplexe Aufgabenstellungen wie z.B. die Beurteilung der Organisation, der Zweckmäßigkeit sowie der Wirtschaftlichkeit eines Regiebetriebs untersucht werden können. Gemein haben diese Revisionen immer, dass es sich um abgeschlossene, klar bestimmbare Themenbereiche handelt. Die Beispiele in der Tabelle zeigen auf, wie eine Abgrenzung der Revisionsinhalte erfolgen kann.

Wie eingangs bereits erläutert, sind interne Revisionen bzw. Überwachungsprüfungen zum einen anerkannte Instrumentarien, um den gesetzlichen Verpflichtungen der Organe nachzukommen. Zum anderen sind sie wichtiger Lieferant für Erkenntnisse über die eigene Organisation und wenn sie, wie oben beschrieben, ausgeführt und verstanden werden, wichtiger Impulsgeber für zukünftige Lösungsansätze und Veränderungen. Sie sind also ein ganz wesentlicher Baustein des Risikofrüherkennungssystems welches mittel- bis langfristig ausgelegt sein sollte.

In diesem Zusammenhang bringt es also nicht viel, Revisionen nur dann durchzuführen, wenn ohnehin schon Schwachpunkte bekannt sind oder vermutet werden. Vielmehr sollten sie mittelfristig geplant und eingesetzt werden.

Auf diese Weise kann gewährleistet werden, dass alle wesentlichen Bereiche (Abteilungen) eines Unternehmens in regelmäßigen Abständen mit unterschiedlichen Schwerpunkten in das Risikofrüherkennungssystems einbezogen werden.

Fazit
Insgesamt ist festzuhalten, dass sowohl interne Revisionen als auch Überwachungsprüfungen nicht nur einen prüfungsorientierten Ansatz haben sollten. Vielmehr besteht ihr Nutzen darin, Erkenntnisse und Lösungswege konkret daraus abzuleiten. Dazu sind Branchenkenntnisse und Erfahrung unabdingbar. Durch den Einsatz externer Sachverständiger können Informationen über „Best-Practice“-Lösungen eingeholt und damit wichtige Impulse von außen gesetzt werden, um die erfolgreiche Fortentwicklung des eigenen Unternehmens zu unterstützen.

Die wohnungswirtschaftlichen Berater der VdW Bayern Treuhand stehen Ihnen bei Fragen zu diesem Thema gerne zur Verfügung.

1 Deutsches Institut für Interne Revisionen e.V. (DIIR)