Jedes Jahr aufs Neue müssen Wohnungsunternehmen sich mit der Abrechnung der Betriebskosten beschäftigen. Die Herausforderungen, die dabei auftreten, könnten vielfältiger kaum sein.

Häufig stellt sich die Frage, welche Kosten überhaupt auf die Mieter umgelegt werden dürfen und sollten – ein Drahtseilakt. Einerseits stehen die Verantwortlichen dem Unternehmen gegenüber in der Verantwortung, im Sinne der Wirtschaftlichkeit eine möglichst weitreichende Umlage zu erreichen. Andererseits sorgt eine besonders rigide Umlagepolitik oft für Verdruss bei den Mietern und damit unter Umständen für Diskussionen, Verzögerungen und schlimmstenfalls für Rechtsstreitigkeiten.

Von entscheidender Bedeutung für eine reibungslose Betriebskostenabrechnung ist deshalb auch, dass die Umlage bereits rechtssicher und transparent in den Mietverträgen vereinbart ist.

Ein weiteres Minenfeld bei der Betriebskostenabrechnung sind die formalen Anforderungen, die an das Abrechnungsschreiben gestellt werden. Hier ist besondere Vorsicht geboten, da eine formell unwirksame Abrechnung als nicht gestellt gilt. Ist die Abrechnungsfrist erst einmal abgelaufen, können auch keine Nachzahlungen mehr eingefordert werden.

In der Praxis besonders bedeutsam ist außerdem die Wahl eines sachgerechten Verteilungsschlüssels. Neben dem häufig verwendeten und vom Gesetz als Standard vorgesehenen Wohnflächenmaßstab sind zum Beispiel eine Verteilung nach Einheiten, Köpfen oder erfasstem Verbrauch denkbar. Sind im Objekt auch Gewerbeeinheiten vorhanden oder werden einzelne Kostenpositionen den Mietern direkt zugeordnet, schleicht sich der Fehlerteufel nicht selten schon bei der buchhalterischen Vorverteilung ein.

Die VdW Bayern Treuhand kennt diese Stolpersteine aus ihrer täglichen Zusammenarbeit mit den Wohnungsunternehmen des VdW Bayern nur zu gut. Mit unserem BeKo-Check-Up identifizieren wir diese auch in Ihren Betriebskostenabrechnungen und entwickeln praxisorientierte Lösungsansätze. Sprechen Sie uns an – gerne legen wir zusammen mit Ihnen Umfang und Schwerpunkte des Check-Ups nach Ihren individuellen Vorstellungen fest, selbstverständlich auch im Rahmen einer Innenrevision oder Überwachungsprüfung für den Aufsichtsrat.

 

Philipp Baur

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