Die DSGVO macht es konkret – personenbezogene Daten müssen unverzüglich gelöscht oder vernichtet werden, wenn sie für die Zwecke, für die sie ursprünglich erhoben oder verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind und/oder wenn eine andere Rechtsgrundlage für deren Verarbeitung fehlt.
Um dies in der betrieblichen Praxis umsetzen zu können, müssen wir die Ablage- und Aufbewahrungsprozesse so umgestalten, dass Dokumente und Datenarten mit personenbezogenen Informationen zum richtigen Zeitpunkt erkannt und gefunden und dann auch gelöscht oder vernichtet werden können. Dies trifft die Wohnungsunternehmen in vielen Prozessen, da Mieterdaten in der Regel auch immer personenbezogene Daten sind.
Nun sind aber die Kriterien der Aufbewahrung und Ablage (nach Namen, Nummern, Sachzusammenhängen, etc.) andere als diejenigen, welche für eine DSGVO-konforme Löschung erforderlich wären (Aufbewahrungsfrist, Beginn der Frist, Art der Rechtsgrundlage, etc.) – und schon haben wir ein Problem oder besser, eine neue Herausforderung.
Um das zu lösen, haben wir uns in Anlehnung an die DIN 66398 eine Vorgehensweise überlegt, wie Wohnungsunternehmen ein praxisgerechtes Löschkonzept entwickeln und umsetzen können. Die wesentlichen Schritte dabei sind:
- Bestandsaufnahme und Datenerhebung
Mittels eines vorbereiteten Katalogs von Dokument- und Datenarten (mit und ohne personenbezogene Daten), die typischer Weise in Wohnungsunternehmen vorkommen können, werden die zu berücksichtigenden Dokument- und Datenarten spezifiziert. - Bildung von Aufbewahrungs- und Löschklassen
Gleichartige Dokument- und Datenarten werden in sog. Klassen zusammengefasst für die dann wiederum übergreifende Handlungsanweisungen für deren Umgang hinsichtlich Aufbewahrung und Löschung festgelegt werden können - Erstellung von Aufbewahrungs- und Löschregeln
Abhängig von Löschfristbeginn und Aufbewahrungsform der jeweiligen Dokument- und Datenarten werden konkrete Regeln definiert um eine DSGVO-konforme Löschung/Vernichtung personenbezogener Daten in den jeweiligen Prozessen zu verankern. - Dokumentation des Aufbewahrungs- und Löschkonzepts
Das erarbeitete Löschkonzept wird dokumentiert und dient einerseits der Geschäftsführung/dem Vorstand als Nachweis zur Wahrnehmung der Organisationsverpflichtung und andererseits als Orientierung und Richtlinie für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Wenn auch Sie nun diese gegebene Herausforderung meistern müssen, sprechen Sie uns gerne zu einer unverbindlichen Erstberatung an!
Gerald Pfretzschner
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gerald.pfretzschner@vdwbayern.de
Maximilian Lachmann
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